Czy można zarejestrować firmę w Holandii bez meldunku w tym kraju?

Jest to oczywiście możliwe w konkretnych sytuacjach. Najprostszą jest ta, kiedy mieszkamy w Holandii i tu prowadzimy działalność gospodarczą.

Wniosek o rejestrację firmy w KvK, czyli holenderskim rejestrze firm, możemy złożyć online. Po złożeniu wniosku w formie elektronicznej musimy udać się do oddziału KvK, gdzie dokumentacja, którą przedstawiliśmy online, zostanie zweryfikowana, a także złożymy potrzebny podpis. Rejestracja jest płatna, a jej koszt to jednorazowo 80,10 euro. Wcześniej musimy postarać się o nadanie nam niezbędnego w tej procedurze podpisu elektronicznego DigiD, co także można zrobić przez Internet i nie jest do tego wymagany meldunek na terytorium Holandii.

Pozostałe dokumenty, których potrzebujemy, to: ID – dowód tożsamości (najlepiej dowód osobisty albo paszport, nie zawsze bowiem zagraniczne prawo jazdy będzie uznawane za dowód tożsamości), następnie numer obsługi obywatelskiej (RNI – odpowiednim PESEL), który otrzymujemy po rejestracji w Rejestrze Nierezydentów, oraz dokument potwierdzający adres zamieszkania, np. oryginał wyciągu z rejestru ludności cudzoziemskiej gminy, ważny przez jeden miesiąc.

Jeżeli adres korespondencyjny naszej firmy różni się od naszego adresu zamieszkania w Holandii, przed rejestracją musimy przygotować jeszcze kopię umowy najmu, kupna lub dzierżawy lokalu podpisaną przez obie strony ewentualnie poświadczenie właściciela lokalu, że zgadza się na to, by adres tego lokalu był adresem naszej firmy. Poświadczenie to, żeby było ważne, musi być zawarte na odpowiednim formularzu, który można ściągnąć ze strony urzędu, oraz mieć dołączoną kopię dowodu tożsamości właściciela lokalu.

Nieco inaczej będzie wyglądać rejestracja firmy, gdy mieszkamy na obszarze graniczącym z Holandią (w Belgii lub Niemczech), a nasza działalność gospodarcza prowadzona jest w Holandii.

Wówczas przede wszystkim musimy wykazać, że strukturalna, fizyczna działalność przedsiębiorcza ma miejsce w Holandii. Poza tym konieczna jest rejestracja w Rejestrze Nierezydentów (RNI), gdzie podajemy swój zagraniczny adres zamieszkania, który będzie również adresem korespondencyjnym firmy. Adres podany w RNI musi być taki sam jak nasz aktualny adres zameldowania, wpisany we wniosku o rejestrację firmy. Dalsze kroki rejestracji są takie same jak w przypadku zamieszkania na terytorium Holandii.

Po zarejestrowaniu firmy w KvK staje się ona widoczna dla holenderskich organów podatkowych. One zdecydują, czy otrzymamy holenderski identyfikator VAT. I w tym momencie, jeśli wcześniej tego nie zrobiliśmy, warto skontaktować się z biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym, aby dowiedzieć się, w którym kraju lub krajach powinniśmy płacić podatek. Ponadto biuro księgowe może pomóc w dopełnieniu innych, szczegółowych formalności. Możemy np. zostać poproszeni o przedstawienie dokumentów potwierdzających, że działalność, którą prowadzimy, jest zrównoważona.

Oczywiście zdarzają się jeszcze inne niż omówione sytuacje, kiedy jest możliwość rejestracji firmy w Holandii bez meldunku w tym państwie. Najczęściej są one skomplikowane, jednostkowe i wymagają dobrej znajomości przepisów prawa oraz doświadczenia w obszarze rejestracji firm. Jeśli mamy do czynienia z taką sytuacją, warto zacząć od spotkania ze specjalistą, który zanalizuje nasz indywidualny przypadek, pomoże skrócić i uprościć konieczne procedury, a przede wszystkim doradzi i dopilnuje, abyśmy nie musieli dwa razy chodzić w to samo miejsce czy dwa razy robić tego samego, a nawet odbijać się od ściany do ściany, bo – jak wiadomo – czas to pieniądz.

Masz pytania? Umów się na konsultację z doświadczonym doradcą!