Samochód do celów firmowych – możliwości i sposoby rozliczeń

Prowadzisz firmę w Holandii i potrzebujesz samochodu do celów firmowych? Możesz skorzystać z różnych rozwiązań. Zanim wybierzesz jedno z nich, sprawdź, z jakimi wiążą się obowiązkami, i oblicz, które będzie dla Ciebie najkorzystniejsze. Decyzją taką powinieneś podjąć przed zakupem auta, ponieważ będzie ona miała wpływ zarówno na podatek dochodowy (IB), jak i podatek VAT (BTW).

Mamy trzy możliwości wyboru, w jaki sposób będziemy użytkować samochód na potrzeby firmy:

1. samochód firmowy do użytku wyłącznie firmowego (100%)
2. samochód firmowy do użytku firmowego, ale też prywatnego
3. samochód prywatny do użytku prywatnego, ale też firmowego

Opcja 1 – samochód firmowy 100%

W tym przypadku kupujemy auto z fakturą na firmę, a następnie je rejestrujemy.

Obowiązki:

• wypełniamy deklarację do urzędu skarbowego, że nie będziemy jeździć tym samochodem więcej niż 500 km w ciągu roku w celach prywatnych; taką deklarację możemy złożyć tylko w przypadku używania aut z paką, które są zarejestrowane w RDW jako bestelbus
• prowadzimy rejestrację kilometrów prywatnych

(Uwaga: możemy złożyć oświadczenie do urzędu skarbowego o nieużywaniu pojazdu w celach prywatnych. Po jego złożeniu nie musimy prowadzić zapisu kilometrów przejechanych prywatnie)

Na co warto zwrócić uwagę:

• liczymy, jakie będą koszty utrzymania auta, czyli: ubezpieczenie, liczba przejechanych kilometrów, koszt paliwa w związku ze spalaniem auta.
• ile podatku VAT odzyskamy

Co zyskujemy:

• odzyskujemy cały podatek VAT (bo wszystkie koszty są firmowe)

(Uwaga: Jeżeli kupujemy auto z marżą, to nie możemy odzyskać VAT-u z faktury sprzedażowej, ponieważ na fakturze zamiast VAT-u jest ujęta marża)

• możemy odpisać od zysków firmy wszystkie możliwe koszty utrzymania pojazdu: ubezpieczenie, podatek drogowy, wszystkie naprawy, koszty paliwa i amortyzacji, wymiany opon, APK, płatnego parkowania.

Podsumowanie:

W tej opcji wszystkie koszty dotyczące samochodu są firmowe (zakup auta, utrzymanie auta, ubezpieczenie, podatek drogowy, amortyzacja auta), dlatego ta opcja może być brana pod uwagę jako najkorzystniejsza. Ma ona jednak duże ograniczenia w wykorzystaniu samochodu do celów prywatnych.

Opcja 2 – samochód firmowy do użytku firmowego i prywatnego

W tym przypadku samochód, który kupujemy z 21% podatku VAT, będzie mieniem firmowym, ale z założenia użytkowanym również do celów prywatnych.

Obowiązki:

• z tytułu użytkowania auta firmowego do celów prywatnych mamy do zapłaty korektę VAT, która wynosi 2,7% katalogowej wartości auta. Jest ona przeliczana proporcjonalnie (prorata) do liczby miesięcy, w których posiadamy auto

Przykład: jeżeli kupimy auto 1 stycznia – jest to cała kwota 2,7% katalogowej wartości auta; jeśli kupimy auto 1 grudnia – jest to 1/12 tej kwoty.

(Uwaga: Jeżeli kupujemy auto z marżą, to korekta VAT-u do zapłaty w IV kwartale roku będzie wynosiła 1,5%, a nie 2,7%)

Ważne: Wartość katalogową auta można sprawdzić na 3 różne sposoby:

1. w systemie RDW (instytucji, w której rejestrujemy samochód; jest to odpowiednik polskiego urzędu komunikacji) po numerach rejestracyjnych
2. w aplikacji Finnik, w której dostępne są te informacje.
3. pod linkiem

• bijtelling, czyli doliczenie do podatku dochodowego  katalogowej wartości auta (jako że odnosimy korzyści w sferze prywatnej z takiego użytkowania auta) i konieczność zapłacenia od niej podatku.

Wysokość bijtellingu zależy od rodzaju pojazdu:

·        16% – pojazdy elektryczne do 30 tys. katalogowej wartości auta

·        22% – pojazdy spalinowe ora pojazdy elektryczne od 30 tys. katalogowej wartości auta

Ważne: bijtelling nie może być wyższy niż roczne autokoszty

Przykład: bijtelling liczony jako 22% katalogowej wartości auta wyniósł 15 000 euro. Przez cały rok samochód wygenerował 10 000 euro kosztów włącznie z amortyzacją. Będziemy mieć więc doliczone do dochodów maksymalnie 10 000 euro (a nie 15 000 euro).

Ważne: jeżeli mamy stare auto, tzw. youngtimer, to wtedy bijteling będzie wynosił nie 22% katalogowej wartości auta, ale 35% wartości rynkowej auta – jest to opcja tania i korzystna.

(Uwaga: różnica między katalogową wartością samochodu a jego wartością rynkową może być bardzo duża)

Zanim zdecydujemy się na to rozwiązanie:

• liczymy, ile będzie wynosił bijtelling
• liczymy, jakie będą koszty utrzymania auta (tzw. autokoszty), czyli: ubezpieczenie, liczba przejechanych kilometrów, koszt paliwa w związku ze spalaniem auta
• sprawdzamy wartość katalogową samochodu młodszego niż 15 lat lub wartość rynkową samochodu ponad 15-letniego
• w przypadku zakupu starszego auta sprawdzamy ograniczenia wjazdu do stref czystego transportu oraz uwzględniamy większe ryzyko kosztownych napraw

Co zyskujemy:

• możliwość użytkowania samochodu prywatnie bez konieczności prowadzenia rejestru przejechanych kilometrów
• możemy odpisać od zysków firmy wszystkie możliwe koszty utrzymania pojazdu: ubezpieczenie, podatek drogowy, naprawy, koszty paliwa i amortyzacji

Podsumowanie:

Ta opcja jest bardzo korzystna wtedy, kiedy koszty utrzymania auta są wyższe niż bijtelling. Jeśli koszty utrzymania samochodu będą takie same jak bijtelling lub niższe, wychodzimy na zero i wówczas korzystniejsza może się okazać opcja 3, o której poniżej.

Przy wyborze tej opcji ma też znaczenie to, czy chcemy mieć osobny samochód do celów prywatnych i osobny do firmowych, czy jednak priorytetem będzie dla nas posiadanie (i konieczność utrzymania) jednego samochodu. Nie musimy rejestrować kilometrów przejechanych prywatnie. Warto korzyść z bijtellingu zestawić z korzyścią z tzw. kilometrówki.

Opcja 3 – samochód prywatny do użytku prywatnego i firmowego

W tym przypadku kupujemy samochód, który będzie mieniem prywatnym, ale z założenia użytkowanym również do celów firmowych.

Obowiązki:

• musimy rejestrować kilometry firmowe, by odliczyć od podatku kilometrówkę, która w 2024 roku wynosi 0,23 euro za każdy kilometr przejechany w celach firmowych (jako koszty transportu)

Ważne: Twoja “kilometrówka” powinna zawierać następujące dane:

·        markę i model samochodu

·        numer rejestracyjny

·        stan licznika przed rozpoczęciem trasy i po zakończeniu trasy (ilość przebytych kilometrów)

·        data przejazdu

·        adres miejsca rozpoczęcia trasy i miejsca docelowego

·        charakter trasy (prywatna czy służbowa)

·        dodatkowe objaśnienia na wypadek zmiany tras, z powodu na przykład objazdów

(Uwaga: do liczenia kilometrówki możemy korzystać z wygodnych aplikacji mobilnych, np.: Easy Rit, Autolog, Route Vision, Routerek)

• jeśli chcemy odliczać BTW od poniesionych autokosztów, musimy prowadzić dokładny rejestr kilometrów, by ustalić stosunek firmowego wykorzystania samochodu (w ciągu roku) do użycia prywatnego. Najlepiej spisać stan licznika 1 stycznia każdego roku

Na co warto zwrócić uwagę:

• liczymy, o ile możemy obniżyć podatek dzięki tzw. kilometrówce
• liczymy VAT od kosztów utrzymania auta (tzw. autokosztów) i szacujemy, jaki ich procent będziemy mogli odliczyć od podatku

Co zyskujemy:

• możliwość obniżenia podatku dochodowego dzięki temu, że każdy kilometr przejechany w celach firmowych liczymy jako koszt transportu w prowadzeniu firmy

Podsumowanie:

Ta opcja jest korzystna, kiedy bijtelling jest taki sam jak koszty utrzymania samochodu lub wyższy od nich, czyli wtedy, kiedy wybór opcji 2 nie pozwoli nam na zysk z odliczenia kosztów firmowych (po odliczeniu kosztów firmowych i dodaniu bijtellingu wychodzimy na zero), oraz wtedy, gdy nie jest dla nas problemem prowadzenie rejestracji kilometrów przejechanych służbowo. Rozwiązanie 3, czyli korzystanie z tzw. kilometrówki, daje nam możliwość obniżenia podatku.

Przy wyborze tego rozwiązania, podobnie jak przy opcji 2, ma znaczenie, czy chcemy mieć osobny samochód do celów prywatnych i osobny do firmowych, czy jednak priorytetem będzie dla nas posiadanie (i konieczność utrzymania) jednego samochodu.

Warto korzyść z kilometrówki zestawić z korzyścią z bijtellingu. Ta opcja jest korzystna, kiedy mamy jeden samochód i przejeżdżamy nim dużo kilometrów w celach służbowych, a bijtelling wyszedł na zero.

Przykład: w opcji 2 bijtelling liczony jako 22% katalogowej wartości auta wyniósł 15 000 euro. Przez cały rok samochód wygenerował 15 000 euro kosztów włącznie z amortyzacją. Będziemy mieć więc doliczone do dochodów 15 000 euro z tytułu korzystania z auta prywatnego do celów służbowych (co potencjalnie zwiększa podatek do zapłaty). Od dochodów odejmiemy autokoszty w wysokości 15 000 euro (co potencjalnie zmniejsza podatek do zapłaty). Ponieważ bijtelling i autokoszty są takiej samej wysokości, nasza podstawa opodatkowania się nie zmieni. W przypadku wyboru opcji 3 niczego nie dodajemy do podstawy opodatkowania, natomiast udokumentowana kilometrówka skutecznie ją obniża.

(Uwaga: jeśli mamy samochód 100% firmowy i drugi samochód prywatny, który wykorzystujemy również do celów firmowych, możemy skorzystać z tzw. kilometrówki w przypadku drugiego samochodu.

Kilometrówka może być stosowana również w przypadku użytkowania roweru do celów firmowych)

Jak możemy sprawdzić, która opcja będzie dla nas korzystniejsza?

Najpierw musimy zdecydować, jaki dokładnie samochód chcemy kupić.

Ważne: W przypadku Bestelbus, czyli auta dostawczego spełniającego wszystkie warunki fiskalne, możemy skorzystać z:

• zniżki inwestycyjnej – 28% zainwestowanej kwoty;
• niższego podatku drogowego (jeśli samochód jest zarejestrowany na właściciela firmy – ZZP)
• złożenia deklaracji o użytkowaniu wyłącznie firmowym

(Uwaga: samochody osobowe nie mogą skorzystać z tej deklaracji. Jeżeli chcesz korzystać z auta osobowego tylko do użytku firmowego, musisz prowadzić rejestrację kilometrów, by udokumentować, że nie przejechałeś(-aś) tym samochodem więcej niż 500 km w celach prywatnych w ciągu roku)

Sprawdzamy wartość katalogową lub rynkową samochodu (w zależności od rocznika). Określamy: ile kilometrów będziemy nim jeździć firmowo, a ile prywatnie. Szacujemy, jaki jest koszt utrzymania samochodu. Zestawiamy ze sobą wszystkie korzyści i koszty wynikające z trzech różnych opcji.

Jeżeli rozważamy korzystanie w celach służbowych z dwóch różnych pojazdów, możemy wybrać dwie opcje, np. samochód firmowy 100% i samochód prywatny do użytku prywatnego i firmowego albo, i korzystać z przywilejów obu tych rozwiązań.

———————————————————————————————————————————

Jeżeli masz wątpliwości co do wyboru opcji użytkowania auta firmowego, to serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami!

Wspólnie znajdziemy najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy.

Kliknij konsultacje i skontaktuj się z nami!